SKLOP VAJ ZA PODROČJE MENEDŽMENT

Kako pripravimo uspešen poslovni sestanek?

Poslušajte besedilo "Priprava poslovnih sestankov" in odgovorite na vprašanja. Če imate pri tem težave preberete besedilo.

Na situacijo, v kateri poteka določen poslovni sestanek, močno vplivajo nekateri dejavniki, od katerih je odvisna uspešnost oziroma neuspešnost poslovnega srečanja. Najprej je pomembno ugotoviti in vedeti, kdo se s kom pogovarja. Vsakdo je že občutil, kako z določenimi osebami  tudi v zahtevnih situacijah najdemo dogovor, medtem ko se z nekaterimi kolegi znajdemo v stiski že ob najmanjšem in nepomembnem nesoglasju. Verjetno vsak izmed nas poslovnežev upa, da bi se o pomembni poslovni vsebini pogovarjal in dogovarjal s točno določeno osebo. Razlog za takšno ravnanje je dejstvo, da ima vsak izmed nas številne osebne značilnosti oziroma osebne dejavnike, ki nas razlikujejo od drugih. Zaradi tega nam nekatere osebe značajsko bolje ustrezajo kot druge. Takšni osebni dejavniki so poleg izobrazbe in moralno-etičnih vrednot ter verske usmerjenosti še temperament, značaj, smisel za humor in številne druge značilnosti, ki lahko vplivajo na poslovno uspešnost in ki sooblikujejo naše vsakdanje vedenje, ki je lahko nastopaško, bojazljivo, preudarno, lepo ali neustrezno.

Ko se pripravljamo na poslovne sestanke, je zelo pomemben tudi kraj našega srečanja oziroma sestanka. Potrebno se je strateško opredeliti, ali bo sestanek potekal v prostorih enega izmed podjetij, na nevtralnem področju, v hotelu, v restavraciji ali na golf igrišču. Bomo za sestanek izbrali velik, svetel in prijazen prostor ali bomo svoje poslovne partnerje povabili na razgovor v skupni prostor, kjer zaposleni podjetja sicer preživljajo svoj odmor?  Mogoče bo v takšnem prostoru celo dišalo po mrzli pici ali kakšni drugi jedi?

Za uspešen poslovni sestanek sta pomembna tudi ustrezno izbran termin in trajanje sestanka. Potrebno je preveriti, ali imajo vsi udeleženci čas in da se jim ne mudi. V primeru, da želimo doseči hitro privolitev določenega poslovnega projekta brez dodatnega povpraševanja, je časovna stiska včasih lahko prednost. Pomembna je tudi izbira prostora, na primer, kako so razporejene mize, stoli in razsvetljava. Pomembno je tudi določiti način sestanka, lahko se odločimo za osebno srečanje, pogovor preko telefona ali video prenosa. Pri tem je pomembna osredotočenost na tematiko našega sestanka: iz katerih razlogov in zakaj se pogovarjamo? Navedene dejavnike se imenujemo »situacijski dejavniki«, ki jih lahko povzamemo po znani komunikološki Laswelovi formuli: kdo govori, kdaj, kje, kaj, zakaj in s kom?

Omeniti pa moramo še eno skupino dejavnikov, tako imenovane žive dejavnike. Gre za dejavnike, ki so povezani z našim izgledom: starost, spol, višina, teža, bolezni in druge telesne značilnosti, barva kože, telesna privlačnost in podobno. Jasno je, da naštete značilnosti lahko vplivajo  na uspešnost poslovne komunikacije. Enako kot pri osebnih dejavnikih obstaja tudi na tem področju težnja, da ljudi z različnimi lastnostmi ocenimo prej negativno kot pozitivno. Tuje in neznano nas navdaja z negotovostjo in lahko sproži strahove. Le redko se zgodi obratno.

Pri poslovnih sestankih je torej zelo pomembno, da si na začetku sestanka ali poslovnega srečanja vzamemo čas in sogovornika najprej spoznamo ali pa osvežimo že staro poznanstvo. Razgovor začnemo z neformalnim pogovorom, saj tako pridobimo zaupanje, sprostimo vzdušje in izkažemo medsebojno zanimanje in spoštovanje.

Preveri svoje znanje

Glosar

Slovenski izrazi	Nemški izrazi	Slovenska razlaga	Nemška razlaga
dejavnik	der Faktor	kar deluje, vpliva na kaj ali povzroča določena dogajanja.	wichtiger Umstand, Gesichtspunkt
komunikacija	die Kommunikation	izmenjavati, posredovati misli, informacije.	die Verständigung zwischen Menschen mithilfe von Sprache oder Zeichen.
odmor	die Pause	čas med delovnim časom, namenjen sprostitvi, malici.	eine meist kurze Zeit, in der man eine Tätigkeit (besonders eine Arbeit od. den Unterricht) unterbricht, z. B. um sich auszuruhen.
opredeliti	die Bestimmung	navesti bistvene značilnosti pojma.	eine Regel, die sagt, was man tun muss.
podjetje	das Unternehmen	samostojna gospodarska enota z določenimi nalogami na področju proizvodnje, trgovine, storitev.	Wirtschaftlich-rechtlich organisiertes Gebilde, in dem auf eine nachhaltig ertragbringende Leistung gezielt wird.
poslovnež	der Unternehmer	podjetnik.	im nicht-rechtlichen Sinne gemeint ist immer eine natürliche Person, die eine Unternehmung plant.
poslovni sestanek	die Geschäftstreffen	srečanje določene skupine ljudi, navadno večje na katerem se razpravlja o poslovnih zadevah.	ausführliches Gespräch über eine bestimmte (geschäftliche) Sache
povpraševanje	die Nachfrage	izražati zanimanje za nekaj.	Wunsch der Käufer oder Kunden, bestimmte Waren oder Dienstleitungen zu bekommen.
prenos	die Übertragung	narediti, da pride kaj drugam, na drugo mesto.	ein Konzert oder eine Veranstaltung von Rundfunk oder Fernsehen aufgezeichnet und gesendet werden.
privolitev	die Zustimmung	izraziti, da se uresničitvi česa, kar navadno zadeva osebek, ne nasprotuje.	ist die Einverständniserklärung zu einem Rechtsgeschäft, das ein anderer vorgenommen hat. Dabei wird die vorherige Zustimmung Einwilligung, die nachher erteilte Genehmigung genannt.
razgovor	das Gespräch	uradna izmenjava mnenj, stališč.	das, was zwei od. mehrere Personen sich sagen od. einander erzählen.
sogovornik	der Gesprächspartner	oseba v razmerju do druge osebe, s katero se pogovarja, razpravlja.	einer von zwei Menschen, od. eine von zwei Gruppen, die etwas gemeinsam tun, besprechen.
spoštovanje	der Respekt	zelo pozitiven odnos do koga zaradi njegove moralno utemeljene veljave, vrednosti.	die Haltung, dass man eine Person und ihre berufliche und soziale Stellung für wichtig hält und dies in seinem Verhalten deutlich zeigt.
temperament	das Temperament	kar označuje človeka kot posameznika v načinu reagiranja, zlasi čustvenega.	die typische Art, wie sich jemand verhält, als Folge seines (individuellen) Charakters.
termin	der Termin	čas, datum, določen ali dogovorjen za kaj.	Zeitpunkt mit der Bedeutung, dass bis dahin spätestens bzw. von da an frühestens ein Ereignis eintreten soll.
težnja	die Tendenz	prizadevanje za dosego, uresničitev česa	die Richtung, in die eine Entwicklung geht.
udeleženec	der Teilnehmer	kdor se česa udeleži.	jmd., der sich an etwas beteiligt oder daran mitwirkt.
vrednote	der Wert	čemur priznava kdo veliko načelno vrednost in mu zato daje prednost.	Ausdruck der Wichtigkeit eines Gutes, die es für die Befriedigung der subjektiven Bedürfnisse besitzt.
vzdušje	die Stimmung	kar nastane zaradi ravnanja z drugim, vedenja drugega do drugega.	der seelische Zustand eines Menschen zu einem bestimmten Zeitpunkt.
zaposleni	die Angestellten	kdor je zaposlen.	Ein Angestellter ist Arbeitnehmer, der sich vom Begriff des Arbeiters in gewissen Punkten unterscheidet.