Kako naj menedžer na dopustu obdrži službo?

Nekaj nasvetov, ki jih morajo menedžerji upoštevati, če želijo na dopustu ohraniti mirne živce.

Če ste razmišljali o brezskrbnem dopustu na peščeni plaži, pozabite! Na plažo bo treba vsaj s telefonom, če že ne z računalnikom. Že res, da vam ni treba vedeti za vsako podrobnost, ki se dogaja v vašem podjetju, pa vendar ... Si predstavljate, da vas med zasluženim počitkom odstavijo?! Zbrali smo nekaj nasvetov, ki jih morajo menedžerji upoštevati, če želijo na dopustu ohraniti mirne živce.

Vsi se strinjajo: posle prepustite zaposlenemu, ki mu zaupate, preverite dogajanje doma in poskušajte čim bolj odklopiti - dobre ideje se porajajo, ko najmanj razmišljamo o poslu.

Kako nadzorovati zaposlene in projekte med dopustom?

• Poskrbite za ustrezne namestnike oziroma naslednike. Ne samo med dopustom, tudi ob nenadnih (bolniških) odsotnostih je treba delovne procese oblikovati tako, da so pokrita operativna tveganja. Torej mora biti v vsakem hipu v pripravljenosti nekdo, ki zmore prevzeti vodenje podjetja. Če odhajate na dopust, je treba enega ali več zaposlenih seznaniti z razmerami pri projektih, razdeliti naloge, ki jih mora namestnik opraviti do naše vrnitve, in opozoriti na tveganja, ki bi se lahko zgodila med našo odsotnostjo. Seveda je treba biti na voljo za vse krizne situacije. Če v podjetju še ni vzpostavljen sistem nasledstev, je zdaj dobra priložnost, da se začnejo oblikovati potencialni nasledniki, ki lahko prevzamejo našo vlogo.
• Zaposlene lahko nadzirate s pomočjo IT-orodij. Če ima podjetje vzpostavljen sistem CRM, lahko enostavno nadzira učinkovitost zaposlenih (denimo delo tržnikov, njihovo uspešnost, doseganje načrtov). Prav tako lahko uspešnost zaposlenih spremljate z urejenim sistemom kazalnikov uspešnosti oziroma kakšnih drugih meril.
• Najbolj učinkovit nadzor zaposlenih je ustrezna podjetniška kultura. Če podjetje gradi na strogem nadzoru in "trdih" kazalnikih, je vedno treba imeti osebo, ki nadzoruje, govori sodelavcem, kaj delajo narobe in kaj morajo narediti, da izboljšajo svoje delo. Ta koncept sicer ni preveč dober, ker s takšnim delom sodelavcem odvzemamo možnost in pravico do samostojnega dela in samostojnega razmišljanja, težave pa se lahko pojavijo ob odsotnosti "nadzornika". Podjetniška kultura mora namreč omogočati dovolj samostojnosti zaposlenim, da sami sprejemajo del odločitev in so odgovorni za svoje rezultate. Tako se bodo lahko ustrezno odzvali na nepričakovane dogodke v poslovanju in jih reševali brez menedžerja.
• Sporočite zaposlenim, kdaj naj vas pokličejo. Določite prioritete, kdaj je smiselno, da vas vpletejo, in kdaj lahko sami rešijo težavo. Če so potrebne sprotne povratne informacije in ni druge osebe, ki jih lahko da, je treba določiti tudi roke in se dogovoriti, kaj in kdaj bodo zaposleni menedžerju posredovali in kako bodo delali naprej. Tako lahko tudi na daljavo aktivno vodite operativne delovne procese, a presodite, ali je to res potrebno.

Kako poskrbeti za kupce in poslovne partnerje?

• Ključne poslovne partnerje obvestite, da odhajate na dopust. Pojasnite, koliko časa vas ne bo in kdo bo v tem času na voljo za reševanje vseh odprtih vprašanj. Sporočite jim tudi številko, na kateri boste na voljo v nujnih primerih.
• Ne pozabite na spletnega pomočnika. Stranke tako ne bodo v nedogled čakale na vaš odgovor. Klasičen "trenutno nisem v pisarni" lahko nadomestite s čim bolj izvirnim sporočilom, ki bo kupcem sporočalo, da kljub vašem odhodu posel še vedno teče, na voljo pa so jim osebe, ki vas nadomeščajo.
• Pred odhodom pošljite elektronsko okrožnico. V sporočilu napišite novosti o vašem podjetju in panogi, kontaktne podatke za morebitna vprašanja. Če spletno okrožnico pošiljate enkrat na mesec, združite oba meseca v eno okrožnico.
• Če ste se odločili, da službe ne boste povsem odmislili, določite ure za delo in se jih držite.
• Ne pozabite na vizitke. Priznajte, da boste tudi na dopustu kdaj razmišljali in se pogovarjali o poslu, zato se splača imeti vizitke, nove znance in prijatelje pa vprašajte, ali jih lahko dodate med svoje naslovnike.
• Če s kupci komunicirate prek spletnih socialnih omrežij (Twitter , Facebook ), zanesljivemu zaposlenemu naročite, naj spremlja dogajanje na njih. Če boste tudi na plaži preverjali elektronska sporočila, lahko na telefonu namestite ustrezne programe, ki omogočajo spremljanje vseh portalov.

Kaj če vas želijo med vašim dopustom odstaviti?

• Menedžer, ki ve, kaj dela, in ki uspešno vodi podjetje, je vedno zaželen. Naloga menedžerja je, da ima vizijo, da vidi, kaj se dogaja v podjetju, da vidi nekaj korakov naprej, zato takšna odločitev lastnikov ali nadzornikov ne bi smela biti nepričakovana.
• Da se to ne zgodi, je treba vzdrževati dobre odnose z lastniki in nadzorniki. Treba jih je torej redno obveščati o razmerah v podjetju, se z njimi redno srečevati, ali na sestankih ali neformalno, na kosilih, večerjah. Menedžer mora v vsakem primeru poskrbeti, da lastniki nimajo želje zamenjati vodstvo.
• Če so lastniki odločeni zamenjati menedžerja, je zadeva tako rekoč končana - zamenjali ga bodo v vsakem primeru, ali med dopustom ali ko je na delovnem mestu.

Kdaj je treba prekiniti dopust in se vrniti?

• Kovčke bo treba spakirati, če se v podjetju zgodi resna nesreča, naravna katastrofa ali se pojavi večja težava, ki onemogoči normalen potek poslovnih procesov.
• Resne težave pri ključnih kupcih. Če težav z najpomembnejšimi poslovnimi partnerji ni mogoče rešiti prek podrejenih oziroma naslednikov (denimo, da pomembni partnerji prekinejo sodelovanje), je najverjetneje čas za odhod domov.
• Sicer pa je odhod domov odvisen od sloga vodenja, ki ga ima posameznik. Če imajo sodelavci na nižjih ravneh vodenja oziroma podrejeni zadostna pooblastila in odgovornosti, lahko sami rešujejo dnevne in tudi nekoliko večje izzive, sicer je treba posredovati.
• Zaradi dnevne operative dopusta ne prekinjajte!
• Vedno se lahko pojavijo nepredvidljive situacije, denimo sprememba cen na trgu in podobno, zato je treba takšne stvari predvideti vnaprej. Če to ni mogoče, je treba ukrepati.